Alle Module im Detail.
nordOFFICE ist eine Arbeitsplattform aus einem Guss: Sie wählen genau die Module, die Ihr Team braucht — alles greift ineinander, alles läuft in Deutschland. Das Dashboard als Startübersicht und die GF-Übersicht mit Kennzahlen sind in jeder Zusammenstellung dabei.
Posteingang, Anfragen und der kurze Draht im Team.
nordTeam
Die eigenständige Mitarbeiter-App für alle, die intern verbunden bleiben sollen.
- Wissen, Team-Chat, Pinnwand und kurze Abstimmungen in einer mobilen App
- Urlaubs- und Krankmeldungen sowie persönliches Dokumentenpostfach
- QR-Einladung für Mitarbeitende ohne Dienst-E-Mail
- Jobempfehlungen, Reaktionen und weitere Engagement-Funktionen
E-Mail-Programm im Outlook-Stil — mehrere Postfächer, ein Ort.
- Vollwertiger Client mit geteilten Postfächern & Stellvertretereinsicht
- KI-Antwort, Überarbeitung und Kürzung direkt im Entwurf
- Spracheingabe: Mails diktieren statt tippen
- Automatische Kunden- & Ansprechpartnerzuweisung, Mail in Ticket wandeln
- S/MIME: signieren & Ende-zu-Ende verschlüsseln — inkl. eigener Zertifizierungsstelle
Tickets
Anfragen & Support strukturiert abarbeiten.
- Status, Priorität und Interessenten-Kennzeichnung, Split-View
- Antwort, interne Notiz und Anhänge in einem Fenster — auch per Diktat
- Gelesen-Status je Nutzer — nichts geht doppelt raus
Chat
Interne Kommunikation in Kanälen — kurz, direkt, dokumentiert.
- Kanäle und Teams mit Unterkanälen
- Videolink mit einem Klick einfügen
- Benachrichtigungen über die Glocke, auch am Desktop
Newsletter
Newsletter und Serienbriefe an gepflegte Empfängerlisten.
- Rich-Text-Kampagnen mit Versand-Tracking
- Serienbrief: Word-Vorlage → PDF je Empfänger, auch per Mail
- Öffentliches Anmeldeformular mit Double-Opt-in und Abmelde-Link je Mail
E-Mail-Marketing
Automatische Mail-Strecken: nach einem Ereignis laufen vorbereitete Mails zeitversetzt von selbst hinaus.
- Auslöser: Anmeldung, neuer Kunde, Vertriebsphase oder externes Formular
- Beliebig viele Mails je Strecke, Wartezeit frei wählbar
- Stoppt automatisch bei Abmeldung oder Antwort
- Auswertung je Mail: gesendet, geöffnet, geklickt — ohne IP-Speicherung
E-Mail-Footer
Einheitliche Signaturen für alle Mitarbeitenden — und darunter ein Werbebanner, das in jeder Mail mitläuft.
- Signatur-Vorlagen zentral pflegen, je Postfach, Person oder Gruppe zuweisen
- Platzhalter für Name, Position, Telefon und Terminbuchungs-Link
- Banner-Kampagnen mit Laufzeit und mehreren Motiven im A/B-Vergleich
- Nur an externe Empfänger; Klickzählung ohne IP-Adresse und ohne Zählpixel
Telefon
Browser-Softphone (VoIP) — telefonieren direkt aus der Plattform.
- Click-to-Call aus Kontakten und Tickets
- Ein- und ausgehende Gespräche, DTMF-Tastatur
- Läuft im Hintergrund weiter — auch als eigenes Fenster der Desktop-App
Meetings
Videokonferenzen über den eigenen Server — ohne Fremdanbieter.
- Als Moderator starten ohne Login, Gäste treten per Link bei
- Übersicht aller Räume mit Kontext: Kunde, Quelle, Ersteller
- AdHoc-Call in der Topbar: Link kopieren oder direkt per Mail versenden
Termine, Aufgaben und Projekte — geplant statt gejagt.
Kalender
Gemeinsamer Team-Kalender mit Einladungen, Videocalls und Handy-Sync.
- Sechs Ansichten — inkl. „Geteilt": mehrere Kalender als Spalten nebeneinander
- Einladungen per E-Mail (iMIP/.ics), Zu- und Absagen automatisch nachgeführt
- Videocall-Link per Klick, Termine per Drag & Drop verschieben
- CalDAV-Sync für iPhone, iPad, Mac und Android
Todos
Aufgabenverwaltung für sich selbst und das Team.
- Persönliche und Team-Todos in Listen
- Fälligkeiten mit Überfällig-Hinweis
- Benachrichtigung über die Glocke
Projekte
Projekt-Boards im Kanban-Stil — von der Karte bis zur Abrechnung.
- Boards → Spalten → Karten mit Anhängen, Kommentaren und @-Erwähnungen
- Externe einladen: Link ohne Login, kommentieren und erledigen
- Zeiterfassung je Projekt/Karte mit Stundensätzen und Kontingent-Warnung
- Leistungsnachweis als PDF/CSV, Rechnung aus offenen Zeiten
- Planung: Projektaufwand je Person und Tag — gegen die echte Tageskapazität aus Arbeitszeitmodell, Feiertagen und Abwesenheiten
Termine
Öffentliche Online-Terminbuchung — Kunden buchen ohne Login.
- Eigene Buchungsseite je Mitarbeiter, Team-Seiten mit automatischer Zuweisung
- Verfügbarkeit zieht Urlaub und bestehende Termine automatisch ab
- Automatische Bestätigung mit Kalender-Einladung (.ics)
- Terminarten mit Dauer, Puffer und Ort — vor Ort, Telefon oder Video
Arbeitszeit
Arbeitszeiterfassung mit Pausenautomatik und Berichten.
- Stempeln im Browser oder aus der Menüleiste der Desktop-App
- Pausenautomatik je Arbeitszeitmodell, gesetzliche Mindestpause gesichert
- Prüfhinweise im Bericht: Mindestpause, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit
- Überstundenkonto, Urlaub/Abwesenheiten, Team-Genehmigung, CSV/PDF
Wiedervorlagen
Objekte auf einen Termin legen — sie melden sich von selbst zurück.
- Direkt am Ticket, an der E-Mail und am Vertriebsobjekt
- Schnellwahl oder freier Termin mit Uhrzeit, auch für andere planbar
- Schlummern: Ticket wartet und springt pünktlich zurück auf „Offen"
- Fällige Wiedervorlagen in Glocke, Dashboard und Tageszusammenfassung
Whiteboard
Unendliche Zeichenfläche für Workshops, Konzepte und Skizzen — gemeinsam in Echtzeit.
- Sticky-Notes, Formen, Pfeile, Freihand und Bilder
- Live-Zusammenarbeit mit sichtbaren Cursorn, Versionshistorie
- Für Externe freigeben: Link ohne Zugang, QR-Code für den Beamer
- Export als PNG, SVG und PDF; Vorlagen und Kopien
Veranstaltungen
Event-Ticketing: Tickets verkaufen, Rechnung automatisch, Einlass per QR-Scan.
- Ticketkategorien mit Preis, Kontingent und Verkaufszeitraum
- Öffentliche Eventseite — als Widget in die eigene Website einbettbar
- PDF-Tickets mit QR-Code, Rechnung entsteht automatisch
- Check-in am Einlass per Kamera-Scan mit Doppel-Scan-Warnung
Gutscheine
Wertgutscheine über eine eigene Kaufseite verkaufen — für das eigene Unternehmen oder für Ihre Kunden.
- Eigener Gutschein-Shop mit Betragswahl und Motiven
- Zahlung über PayPal — auch Kreditkarte, Apple Pay und Google Pay
- Gutschein sofort als PDF per E-Mail an den Käufer
- Einlösen voll oder in Teilbeträgen mit Restguthaben
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung.
Kontakte
Kundenakte & Ansprechpartner-CRM — alles zu einem Kunden an einem Ort.
- Stammdaten und Ansprechpartner mit gemeinsamen Kommentaren
- Dateien, Bilder und @-Erwähnungen direkt am Kunden
- CardDAV-Sync aufs Handy, Click-to-Call
Adressen
Lieferanten, Dienstleister & Netzwerk — getrennt von den Kundenkontakten.
- Firmen und Ansprechpartner mit Kategorien als Filterpillen
- Suche, Sortierung und Notizen
- In der Supersuche mit Mail- und Anruf-Schnellaktionen
Vertrieb
Sales-Pipeline mit Verkaufschancen und Forecast.
- Deals mit anpassbaren Phasen im Kanban
- Gewichteter Forecast und Aktivitäts-Timeline
- Angebote direkt aus dem Deal erstellen
Angebote & Rechnungen
Angebotsverwaltung plus Rechnungen mit Mahnwesen — ohne Medienbruch.
- Angebote mit Positionen (auch optionalen), drei PDF-Layouts
- Annahme per digitaler Signatur über einen externen Link
- Rechnungen mit Festschreibung, Nummernkreis und Versand
- Mahnwesen: Zahlungserinnerung + zwei Mahnstufen mit Gebühr
Verträge
Vertrags- und Fristenmanagement mit Dokumenten und E-Signatur.
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Auto-Verlängerung
- Erinnerung vor dem Kündigungstermin über die Glocke
- Dokumente je Vertrag mit Online-Editor
- Elektronische Signatur: extern per Link, intern gegenzeichnen, Audit-Trail
Umfragen
Umfragen bauen, verteilen und auswerten — vom Feedback-Bogen bis zur Mitarbeiterbefragung.
- Baukasten mit vielen Fragetypen: Auswahl, Bewertung, NPS, Wortwolke, Matrix u. v. m.
- Verteilen per Link, QR-Code oder personalisiert per E-Mail
- Anonyme Zielgruppenlinks mit direktem Zielgruppenvergleich
- Auswertung mit Diagrammen, CSV-Export und KI-Zusammenfassung der Freitexte
Live-Umfragen
Umfragen live im Raum durchführen — Zusatzmodul zu „Umfragen".
- Teilnahme per sechsstelligem Code oder QR — ohne Konto, direkt am Handy
- Beameransicht mit sofortigen Ergebnissen, Frage für Frage moderiert
- Quizmodus mit Geschwindigkeitswertung und Rangliste
- Moderiertes Q&A mit Hochstimmen und Freigeben
Dateien, Wissen und Weiterbildung — auffindbar statt verstreut.
Dateien
Dokumente und Kundenordner mit Versionierung und Papierkorb.
- 250 GB inklusive — gespeichert in Deutschland/EU, nicht in US-Clouds
- Automatische Virenprüfung: befallene Dateien wandern sofort in Quarantäne
- Papierkorb: Gelöschtes bleibt 4 Wochen wiederherstellbar
- Datei-Versionen bei jedem Überschreiben, mit Namen des Bearbeiters
- Cloud-Connector: Nextcloud, Google Drive, OneDrive oder Dropbox
Office-Paket
Textverarbeitung, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser — MS-Office-kompatibel.
- docx, xlsx und pptx erstellen und bearbeiten — ohne Konvertierung
- Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit, Cursor zeigt die Kollegen
- Automatische Versionierung bei jedem Speichern
- Läuft auf eigener Infrastruktur in Deutschland/EU
Wissen
Das interne Wiki — Anleitungen und Wissen für das ganze Team.
- Seiten mit Unterseiten, Rich-Text und Bildern
- Volltextsuche über alle Inhalte
- Verlinkung in andere Module hinein
KI-Chat
Der KI-Assistent mitten in der Arbeit — alle gängigen KI-Systeme per API-Anbindung, mit freier Wahl von Anbieter und Modell.
- Claude, ChatGPT, Gemini und Anymize — je Anfrage umschaltbar
- Texte entwerfen, zusammenfassen, übersetzen; Websuche und Dateien zuschaltbar
- Nachrichten diktieren statt tippen — live transkribiert
- Anonymer Modus: personenbezogene Angaben werden vor dem Versand ersetzt
- Auch lokale Modelle über Ollama — auf dem eigenen Rechner oder im Firmennetz, für maximalen Datenschutz und ohne KI-Kosten
- Arbeitet auf Wunsch direkt in nordOFFICE — Termine, Aufgaben, Recherche, mit Ihren Rechten; das kann auch die lokale KI, ohne dass das Sprachmodell Ihr Gerät verlässt
- Organisations-Modus mit eigenem Hauswissen aus Wiki und Dateien
- Zugänge je Benutzer, teilbar im Team; in jeder Instanz enthalten
Lesezeichen
Gesammelte Links für das Team — immer griffbereit.
- Links sammeln und ordnen
- Für das ganze Team erreichbar
- In jeder nordOFFICE-Instanz enthalten
Akademie
Schulungen organisieren und lückenlos nachweisen — Kurse, Anwesenheit, Zertifikate.
- Kursvorlagen beliebig oft terminieren — Präsenz, Online oder Hybrid
- Anmeldeseite mit Warteliste, automatische Einladungen und Erinnerungen
- Personalisierte Zertifikate mit Prüf-QR und Serienversand
- Schulungsnachweis je Unternehmen, exportierbar als CSV
Lernraum
Interaktives Begleitmaterial für Teilnehmende — Begleitbuch, Downloads, private Notizen.
- Beliebig viele Lernräume, jeder mit eigenem Begleitbuch
- Persönlicher Zugangslink — keine Benutzerlizenz für externe Teilnehmende
- Inhaltsschutz: Schulungsinhalte nicht kopier- oder druckbar
- Chat an die Gruppe oder vertraulich an die Kursleitung
Personal, Kosten und Sicherheit — sauber verwaltet.
Personalakte
Digitale HR-Akte mit Fähigkeiten-Datenbank.
- Stammdaten je Mitarbeiter: Anstellung, Person, Bank/SV, Notfallkontakt
- Fähigkeiten mit Niveau, Nachweis und Ablaufwarnung — „Wer kann was?"
- Dokumentenablage und Verlauf (Einstellung, Gehalt, Feedback)
Passwörter
Zero-Knowledge-Passwortmanager — Ende-zu-Ende-verschlüsselt, mit Browser-Add-ons und systemweitem Autofill für iOS und Android.
- Tresore, Ordner und Einträge mit eigenen Feldern und Dokumenten
- 2FA-Codes (TOTP) mit Live-Anzeige direkt im Eintrag
- Browser-Add-ons direkt im Modul herunterladen, inklusive Richtlinienvorlagen für Unternehmen
- Teilen je Tresor oder Ordner — Lesen oder Schreiben
- Entschlüsselung nur im Browser — selbst Administratoren lesen nichts
Geheimnisversand
Passwörter und vertrauliche Texte über sich selbst vernichtende Einmal-Links übermitteln — statt im Klartext per E-Mail oder Chat. Immer inklusive.
- Geheimnis eingeben oder starkes Zufallspasswort erzeugen — nach dem Abruf ist der Inhalt endgültig gelöscht
- Empfänger direkt aus Kunden, Ansprechpartnern und Adressen — oder freie E-Mail; Versand mit persönlicher Anrede
- Gültigkeit 1 Stunde bis 7 Tage, 1–5 Abrufe, optionale Passphrase als zweiter Kanal
- Der Abruf-Schlüssel steht nur im Link und wird nie gespeichert — der Server kann den Inhalt nicht lesen
- Benachrichtigung beim Abruf und Nachweis in der Liste („abgerufen am …")
Reisekosten
Reisekostenabrechnungen mit Belegen und Genehmigungsworkflow.
- Beleg-Upload mit KI-Erkennung: Datum, Betrag, Händler, MwSt
- Einreichen → genehmigen/ablehnen → erstatten, mit Vier-Augen-Prinzip
- Sammel-PDF mit Deckblatt, Summen und allen Belegen
- Kundenzuordnung für die Weiterberechnung
Fuhrpark
Fahrzeugverwaltung mit Fahrern, Verträgen, Kosten und Fristen.
- Fahrzeugakte mit Stammdaten, Foto und Dokumenten
- Fahrer aus der Personalakte mit automatischer Historie
- HU/TÜV-Termine und Vertragsabläufe mit Erinnerung
- Kostenauswertung je Fahrzeug und Kostenart
Competencement®
Organisation, Kompetenzen und Wirkung an einer Stelle.
- OrgaSphere: Bereiche, Schnittstellen und Entscheidungswege als Kreisbild
- Kompetenzprofile mit Selbst- und Fremdeinschätzung im Netzdiagramm
- Laufbahnen mit Sollprofilen, Karriere-Gap und Teamkompetenz
- Qualifikationsmatrix auf Basis der Fähigkeiten-Datenbank
Dokumentensignatur
Jede PDF-Datei aus nordOFFICE trägt ein digitales Siegel — nachweisbar unverändert.
- Signiert automatisch alles selbst Erzeugte: Angebote, Rechnungen, Zertifikate
- Signiert jeden PDF-Anhang an E-Mails und Ticket-Antworten
- Schützt vor nachträglich geänderten Kontonummern in Rechnungen
- Siegel aus der eigenen Zertifizierungsstelle — ohne jährliche Zertifikatskosten
KI-Zugriff (MCP)
KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT arbeiten direkt mit Ihren nordOFFICE-Daten.
- Als Connector in claude.ai, Claude Desktop und ChatGPT eintragbar
- Je Zugang wählbar: nur lesen oder lesen und schreiben
- Jeder Zugriff läuft mit den Rechten der angemeldeten Person
- Zugänge jederzeit einzeln widerrufbar
Häufige Fragen zu den Modulen
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