Tous les modules en détail.
nordOFFICE est une plateforme de travail d'un seul tenant : vous choisissez exactement les modules dont votre équipe a besoin — tout s'imbrique, tout tourne en Allemagne. Le tableau de bord comme page d'accueil et la vue direction avec ses indicateurs font partie de toute composition.
Boîte de réception, demandes et lien direct dans l'équipe.
nordTeam
L'application collaborateurs autonome pour tous ceux qui doivent rester connectés en interne.
- Connaissances, chat d'équipe, mur et votes rapides dans une application mobile
- Déclarations de congés et d'arrêts maladie ainsi qu'une boîte à documents personnelle
- Invitation par QR code pour les collaborateurs sans adresse professionnelle
- Recommandations d'emploi, réactions et autres fonctions d'engagement
Messagerie
Une messagerie façon Outlook — plusieurs boîtes, un seul endroit.
- Client complet avec boîtes partagées & accès en délégation
- Réponse, reformulation et raccourcissement par l'IA directement dans le brouillon
- Saisie vocale : dicter ses e-mails plutôt que les taper
- Affectation automatique du client & de l'interlocuteur, transformation d'un e-mail en ticket
- S/MIME : signer & chiffrer de bout en bout — autorité de certification propre comprise
Tickets
Traiter demandes & assistance de façon structurée.
- Statut, priorité et marquage des prospects, vue scindée
- Réponse, note interne et pièces jointes dans une même fenêtre — également par dictée
- Statut de lecture par utilisateur — rien ne part deux fois
WhatsApp Business comme canal de tickets — les conversations clients deviennent des dossiers d'équipe.
- Les messages vers votre numéro professionnel deviennent automatiquement des tickets, la réponse part du champ de réponse
- Images & documents en pièces jointes, statut ✓ / ✓✓ / lu, fenêtre de réponse de 24 h avec compte à rebours
- Modèles de messages pour répondre après l'expiration de la fenêtre — avec variables et aperçu
- Contacter les clients de sa propre initiative : rappel de rendez-vous ou relance par modèle, la conversation se poursuit comme ticket
- API officielle Meta Cloud — les conversations initiées par le client sont gratuites chez Meta
Portail client
Vos clients signalent eux-mêmes leurs demandes — avec un accès dédié, sans appel ni ping-pong d'e-mails.
- Un accès par interlocuteur : mot de passe ou lien de connexion par e-mail, entièrement sans mot de passe
- Chaque signalement devient un dossier dans le système de tickets — avec pièces jointes, état et historique visibles par le client
- Deux rôles : l'utilisateur principal voit tous les dossiers de sa maison, les utilisateurs simples uniquement les leurs
- Les notes internes restent internes ; vous décidez pour chaque message et pièce jointe ce que le client voit
- Vos propres libellés de statut vers l'extérieur, textes d'accueil librement rédigeables, journal d'accès par compte
Chat
La communication interne en canaux — brève, directe, documentée.
- Canaux et équipes avec sous-canaux
- Insérer un lien de visioconférence en un clic
- Notifications via la cloche, y compris sur le bureau
Newsletter
Newsletters et publipostages vers des listes bien tenues.
- Campagnes en texte enrichi avec suivi des envois
- Publipostage : modèle Word → un PDF par destinataire, envoi par e-mail possible
- Formulaire d'inscription public avec double opt-in et lien de désinscription dans chaque e-mail
E-mail marketing
Parcours d'e-mails automatiques : après un événement, des e-mails préparés partent d'eux-mêmes en différé.
- Déclencheurs : inscription, nouveau client, phase commerciale ou formulaire externe
- Autant d'e-mails que voulu par parcours, délai librement réglable
- S'arrête automatiquement en cas de désinscription ou de réponse
- Analyse par e-mail : envoyé, ouvert, cliqué — sans stockage d'adresses IP
Marketing par signature e-mail
Des signatures uniformes pour tous les collaborateurs — et en dessous une bannière publicitaire présente dans chaque e-mail.
- Gérer les modèles de signature de façon centralisée et les attribuer par boîte, personne ou groupe
- Variables pour le nom, le poste, le téléphone et le lien de prise de rendez-vous
- Campagnes de bannières avec durée et plusieurs visuels en test A/B
- Uniquement vers des destinataires externes ; comptage des clics sans adresse IP ni pixel espion
Téléphonie
Softphone dans le navigateur (VoIP) — téléphoner directement depuis la plateforme.
- Appel en un clic depuis les contacts et les tickets
- Appels entrants et sortants, clavier DTMF
- Continue en arrière-plan — également dans une fenêtre dédiée de l'application bureau
Réunions
Visioconférences sur votre propre serveur — sans prestataire tiers.
- Démarrer comme animateur sans connexion, les invités rejoignent par lien
- Aperçu de toutes les salles avec leur contexte : client, origine, créateur
- Appel improvisé depuis la barre supérieure : copier le lien ou l'envoyer directement par e-mail
Rendez-vous, tâches et projets — planifiés plutôt que subis.
Agenda
Agenda d'équipe partagé avec invitations, visioconférences et synchronisation mobile.
- Six vues — dont « Partagé » : plusieurs agendas en colonnes côte à côte
- Invitations par e-mail (iMIP/.ics), acceptations et refus suivis automatiquement
- Lien de visioconférence en un clic, déplacement des rendez-vous par glisser-déposer
- Synchronisation CalDAV pour iPhone, iPad, Mac et Android
Tâches
Gestion des tâches pour soi-même et pour l'équipe.
- Tâches personnelles et d'équipe en listes
- Échéances avec alerte de retard
- Notification via la cloche
Projets
Des tableaux de projet en kanban — de la carte à la facturation.
- Tableaux → colonnes → cartes avec pièces jointes, commentaires et mentions @
- Inviter des personnes externes : lien sans connexion, commenter et clôturer
- Saisie des temps par projet ou carte, avec taux horaires et alerte de quota
- Relevé de prestations en PDF/CSV, facture issue des temps ouverts
PlanificationBÊTA
Capacités et charge de projet dans l'équipe — qui a combien de marge, et quand ?
- Vue hebdomadaire et mensuelle par collaborateur, capacité issue du modèle de temps de travail, des jours fériés et des absences validées
- Déplacer la charge de projet par glisser-déposer ; les charges provisoires sont marquées à part
- Séries sur les jours ouvrés, lien avec les affaires et reprise dans sa propre saisie des temps
- Lien d'abonnement iCal personnel et aperçu hebdomadaire facultatif par e-mail
Rendez-vous
Prise de rendez-vous publique en ligne — les clients réservent sans connexion.
- Une page de réservation par collaborateur, des pages d'équipe avec attribution automatique
- La disponibilité déduit automatiquement congés et rendez-vous existants
- Confirmation automatique avec invitation d'agenda (.ics)
- Types de rendez-vous avec durée, marge et lieu — sur place, par téléphone ou en visio
Temps de travail
Saisie du temps de travail avec pauses automatiques et rapports.
- Pointer dans le navigateur ou depuis la barre de menus de l'application bureau
- Pauses automatiques par modèle de temps de travail, pause minimale légale garantie
- Points de contrôle dans le rapport : pause minimale, durée maximale, repos
- Compteur d'heures supplémentaires, congés et absences, validation par l'équipe, CSV/PDF
- Webhooks : transmettre pointages, absences et corrections signés à d'autres systèmes
Rappels
Programmer un objet à une date — il revient de lui-même.
- Directement sur le ticket, l'e-mail et l'affaire commerciale
- Choix rapide ou date libre avec heure, planifiable aussi pour d'autres
- Mise en veille : le ticket attend et repasse ponctuellement sur « Ouvert »
- Les rappels échus dans la cloche, le tableau de bord et le récapitulatif du jour
Notes
Le bloc-notes personnel façon Microsoft OneNote — pour tout ce qui doit être noté entre rendez-vous et tâches.
- Carnet, section colorée, page — des sous-pages par simple indentation
- Écriture libre avec images et tableaux, enregistrement automatique
- Des catégories comme tâche, important ou idée, avec leur vue d'ensemble
- Recherche plein texte, corbeille de 30 jours, export PDF
- Partage par carnet — en lecture ou en écriture
Tableau blanc
Une surface de dessin infinie pour ateliers, concepts et croquis — à plusieurs, en temps réel.
- Pense-bêtes, formes, flèches, tracé libre et images
- Collaboration en direct avec curseurs visibles, historique des versions
- Partager avec des personnes externes : lien sans compte, QR code pour le projecteur
- Export en PNG, SVG et PDF ; modèles et copies
Événements
Billetterie : vendre des billets, facture automatique, accès par QR code.
- Catégories de billets avec prix, quota et période de vente
- Page d'événement publique — intégrable en widget dans votre site
- Billets PDF avec QR code, la facture se crée automatiquement
- Contrôle à l'entrée par scan caméra, avec alerte de double scan
Bons cadeaux
Vendre des bons d'achat sur votre propre page — pour votre entreprise ou pour vos clients.
- Boutique de bons dédiée, avec choix du montant et visuels
- Paiement via PayPal — également carte bancaire, Apple Pay et Google Pay
- Le bon part aussitôt en PDF par e-mail à l'acheteur
- Utilisation totale ou partielle, avec solde restant
Cartes de fidélité
Cartes numériques à tampons et à points, sans application ni carte plastique — pour votre entreprise ou pour vos clients.
- Carte à tampons ou à points par établissement, design Golden Club ou neutre
- Page d'inscription avec présentoir QR, la carte arrive directement sur le smartphone
- Application scanner pour le personnel, avec un accès par comptoir
- Analyse : clients actifs, récompenses, opérations par jour et par site
Du premier contact à la facture payée.
Contacts
Dossier client & CRM des interlocuteurs — tout sur un client au même endroit.
- Données de base et interlocuteurs, avec commentaires partagés
- Fichiers, images et mentions @ directement sur le client
- Synchronisation CardDAV vers le mobile, appel en un clic
Adresses
Fournisseurs, prestataires & réseau — séparés des contacts clients.
- Entreprises et interlocuteurs, avec des catégories en pastilles de filtre
- Recherche, tri et notes
- Dans la recherche globale, avec actions rapides e-mail et appel
Ventes
Pipeline commercial avec opportunités et prévisions.
- Affaires en kanban, avec des phases personnalisables
- Prévisions pondérées et chronologie des activités
- Créer des devis directement depuis l'affaire
Devis & factures
Gestion des devis et factures avec relances — sans rupture de support.
- Devis avec lignes (y compris facultatives), trois mises en page PDF
- Acceptation par signature électronique via un lien externe
- Factures avec validation définitive, plage de numéros et envoi
- Facture électronique selon EN 16931 : ZUGFeRD intégré au PDF + XRechnung en XML — avec identifiant de routage pour les administrations
- Relances : rappel de paiement + deux niveaux de mise en demeure avec frais
Contrats
Gestion des contrats et des échéances, avec documents et signature électronique.
- Durée, préavis de résiliation et reconduction automatique
- Rappel avant la date de résiliation, via la cloche
- Documents par contrat, avec éditeur en ligne
- Signature électronique : à l'externe par lien, contresignature en interne, piste d'audit
Sondages
Créer, diffuser et analyser des sondages — du questionnaire de retour à l'enquête interne.
- Un éditeur avec de nombreux types de questions : choix, évaluation, NPS, nuage de mots, matrice, etc.
- Diffusion par lien, QR code ou e-mail personnalisé
- Liens anonymes par public cible, avec comparaison directe entre publics
- Analyse avec graphiques, export CSV et résumé des réponses libres par l'IA
Sondages en direct
Sondages en direct façon Mentimeter — interroger la salle en temps réel, module complémentaire à « Sondages ».
- Participation par code à six chiffres ou QR — sans compte, directement sur le téléphone
- Vue projecteur avec résultats immédiats, animée question après question
- Mode quiz avec bonus de rapidité et classement
- Questions-réponses animées, avec votes et publication
Fichiers, savoir et formation — retrouvables au lieu d'être éparpillés.
Fichiers
Documents et dossiers clients avec versions et corbeille.
- 250 Go inclus — stockés en Allemagne/UE, pas dans des clouds américains
- Analyse antivirus automatique : les fichiers infectés partent aussitôt en quarantaine
- Corbeille : ce qui est supprimé reste récupérable 4 semaines
- Une version de fichier à chaque écrasement, avec le nom de l'auteur
- Connecteur cloud : Nextcloud, Google Drive, OneDrive ou Dropbox
Suite bureautique
Traitement de texte, tableurs et présentations directement dans le navigateur — compatibles MS Office.
- Créer et modifier des docx, xlsx et pptx — sans conversion
- Édition à plusieurs en temps réel, le curseur montre les collègues
- Versionnement automatique à chaque enregistrement
- Fonctionne sur une infrastructure propre en Allemagne/UE
Base de connaissances
Le wiki interne — guides et savoir pour toute l'équipe.
- Des pages avec sous-pages, texte enrichi et images
- Recherche plein texte sur tous les contenus
- Liens vers les autres modules
Chat IA
L'assistant IA au cœur du travail — tous les systèmes d'IA courants par API, avec libre choix du fournisseur et du modèle.
- Claude, ChatGPT, Gemini et Anymize — commutables à chaque requête
- Rédiger, résumer, traduire ; recherche web et fichiers activables
- Dicter ses messages plutôt que les taper — transcrits en direct
- Mode anonyme : les données personnelles sont remplacées avant l'envoi
- Également des modèles locaux via Ollama — sur votre ordinateur ou dans le réseau de l'entreprise, pour une protection maximale et sans coût d'IA
- Travaille au besoin directement dans nordOFFICE — rendez-vous, tâches, recherche, avec vos droits ; l'IA locale le fait aussi, sans que le modèle quitte votre appareil
- Mode organisation avec le savoir maison issu du wiki et des fichiers
- Des accès par utilisateur, partageables dans l'équipe ; compris dans chaque instance
Favoris
Des liens rassemblés pour l'équipe — toujours à portée de main.
- Rassembler et classer des liens
- Accessibles à toute l'équipe
- Compris dans chaque instance nordOFFICE
Académie
Organiser des formations et en apporter la preuve complète — sessions, présence, certificats.
- Programmer autant de sessions que voulu à partir d'un modèle — en présentiel, en ligne ou hybride
- Page d'inscription avec liste d'attente, invitations et rappels automatiques
- Certificats personnalisés avec QR de vérification et envoi en série
- Justificatif de formation par entreprise, exportable en CSV
Espace d'apprentissage
Des supports interactifs pour les participants — livret, téléchargements, notes privées.
- Autant d'espaces d'apprentissage que voulu, chacun avec son propre livret
- Lien d'accès personnel — aucune licence utilisateur pour les participants externes
- Protection du contenu : les supports de formation ne peuvent être ni copiés ni imprimés
- Chat avec le groupe ou en privé avec l'équipe pédagogique
Personnel, coûts et sécurité — proprement gérés.
Dossier du personnel
Dossier RH numérique avec base de compétences.
- Données de base par collaborateur : contrat, personne, banque/sécurité sociale, contact d'urgence
- Compétences avec niveau, justificatif et alerte d'expiration — « qui sait faire quoi ? »
- Archivage des documents et historique (embauche, salaire, entretiens)
- Onglet Clés par personne : clés et accès remis, issus de la gestion des clés
- Listes d'intégration et de départ avec avancement et rappels automatiques
Gestionnaire de mots de passe
Coffres personnels et d'équipe, chiffrés en zero-knowledge — avec extensions de navigateur et remplissage automatique système sous iOS et Android.
- Coffres personnels et partagés — dossiers et entrées avec champs personnalisés et documents
- Codes 2FA (TOTP) affichés en direct dans l'entrée
- Télécharger les extensions de navigateur depuis le module, modèles de stratégie d'entreprise compris
- Partage par coffre ou par dossier — en lecture ou en écriture
- Déchiffrement uniquement dans le navigateur — même les administrateurs ne lisent rien
Envoi de secrets (dans la boîte à outils)
Transmettre mots de passe et textes confidentiels par des liens à usage unique autodestructeurs — plutôt qu'en clair par e-mail ou par chat. Outil de la boîte à outils, donc toujours inclus.
- Saisir un secret ou générer un mot de passe aléatoire fort — après consultation, le contenu est définitivement supprimé
- Destinataires directement issus des clients, interlocuteurs et adresses — ou e-mail libre ; envoi avec formule d'appel personnelle
- Validité d'une heure à 7 jours, 1 à 5 consultations, phrase secrète facultative comme second canal
- La clé de consultation ne figure que dans le lien et n'est jamais stockée — le serveur ne peut pas lire le contenu
- Notification lors de la consultation et preuve dans la liste (« consulté le … »)
Frais de déplacement
Notes de frais de déplacement avec justificatifs et circuit de validation.
- Dépôt de justificatifs avec reconnaissance par IA : date, montant, commerçant, TVA
- Soumettre → approuver/refuser → rembourser, selon le principe des quatre yeux
- PDF groupé avec page de garde, totaux et tous les justificatifs
- Affectation au client pour la refacturation
Parc de véhicules
Gestion des véhicules avec conducteurs, contrats, coûts et échéances.
- Dossier du véhicule avec données de base, photo et documents
- Conducteurs issus du dossier du personnel, avec historique automatique
- Contrôles techniques et échéances de contrat, avec rappel
- Analyse des coûts par véhicule et par type de dépense
Gestion des clés
Tous les moyens d'accès de l'entreprise au même endroit.
- Clés, cartes, transpondeurs, NFC, jetons et accès numériques, chacun dans son dossier
- Remise à des personnes issues du dossier du personnel — avec un historique complet
- Restitution au départ, échéances et rappels
AchatsBÊTA
Tout le circuit d'achat interne – du besoin à la facture vérifiée.
- Demandes avec lignes, projet, centre de coûts et date de besoin
- Validation, commande, réception et clôture, avec historique des statuts
- Import de PDF et de XRechnung, avec reconnaissance des données de facture
- Contrôle de la facture, validation et statut de paiement documenté
GalerieBÊTA
Gérer œuvres d'art et collections — du dossier d'œuvre au décompte avec les artistes.
- Dossier d'œuvre avec images, dimensions, technique, prix et numéro d'inventaire
- Prêts avec date de retour, emplacement et historique
- Décompte de dépôt-vente par artiste, en PDF
- Exposition en ligne avec formulaire de demande qui arrive sous forme de ticket
- Cartel d'œuvre avec QR code, prêt à imprimer
ÉquipementsBÊTA
Appareils, équipements, outils et licences logicielles bien en main.
- Fiches d'inventaire avec numéro de série, emplacement, prix d'achat et garantie
- Remise et reprise avec un historique complet
- Entretiens, réparations et échéances à venir
- Postes de licence et durées, sans secrets en clair
Office
Rédiger, calculer et présenter — directement dans le navigateur, sur votre propre serveur. Sans abonnement Microsoft 365, sans installation, compris dans chaque accès.
- Nouveau en un clic : document Word (.docx), tableur Excel (.xlsx), présentation PowerPoint (.pptx)
- Ouvrir des fichiers existants depuis Fichiers, depuis les dossiers clients, depuis le cloudraccordé, par glisser-déposer ou depuis l'appareil
- Travailler à plusieurs : plusieurs personnes dans le même document, modifications en direct et signalées par des couleurs
- Compatible avec Microsoft Office et LibreOffice : docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, rtf, csv
- Convertir en PDF et transmettre : par e-mail, via un lien de partage sécurisé avec mot de passe et date d'expiration, ou avec un chiffrement AES-256 .
PDF-Pro
Un poste de travail PDF complet dans le navigateur — le remplaçant d'Acrobat Pro au quotidien. Sans licence supplémentaire, sans installation, et aucun fichier ne quitte votre serveur.
- Ouvrir depuis Fichiers, depuis les dossiers clients, depuis le cloud (Nextcloud, OneDrive, Google Drive, Dropbox), par glisser-déposer ou depuis l'appareil
- Ordonner les pages : miniatures avec glisser-déposer, rotation, suppression, rognage, insertion d'autres PDF et de pages vierges
- Remplir et annoter : du texte n'importe où, surlignage, dessin, formes et notes
- Signature à enregistrer une fois et à placer partout d'un clic
- Un vrai caviardage : le texte situé dessous est supprimé, pas recouvert — il n'est ensuite ni sélectionnable ni trouvable
- Enregistrer comme nouvelle version du fichier d'origine, comme copie, en téléchargement ou directement en pièce jointe d'une réponse
Boîte à outils
Plus de 20 outils pour le marketing et le quotidien de bureau dans un seul module — avec recherche, favoris et outils épinglables dans la barre latérale.
- Liens courts avec générateur UTM, QR code et statistiques de consultation sans stockage d'adresses IP
- Des outils PDF complémentaires à PDF-Pro, chacun accessible séparément : fusionner, scinder, compresser (rendre envoyables des scans trop lourds), aplatir les formulaires, protéger par mot de passe, tampons et pagination, images vers PDF et PDF vers images, OCR en local, suppression des métadonnées et comparaison de documents
- Impression : badges nominatifs (aussi depuis un événement, avec QR de contrôle), plaques de porte et marque-places, billets à souche, étiquettes & dos de classeurs pour planches Avery/Zweckform, générateur de codes-barres
- Sondage de dates (alternative à Doodle), générateur de liens d'agenda, boîte de dépôt pour les fichiers des clients
- Éditeur d'images intégré avec rotation, recadrage, dessin, texte, impression et export en PNG/JPG/WebP ; en outre kit réseaux sociaux, marquage IA, préréglage de marque, page de liens, créateur de QR codes et calculatrices de bureau
Competencement®
Organisation, compétences et impact au même endroit.
- OrgaSphere : domaines, interfaces et circuits de décision sous forme de cercle
- Profils de compétences avec auto-évaluation et évaluation externe en diagramme radar
- Parcours avec profils cibles, écart de carrière et compétence d'équipe
- Matrice de qualifications fondée sur la base de compétences
Signature de documents
Chaque PDF issu de nordOFFICE porte un sceau numérique — prouvant qu'il n'a pas été modifié.
- Signe automatiquement tout ce qui est produit en interne : devis, factures, certificats
- Signe chaque PDF joint aux e-mails et aux réponses de tickets
- Protège contre la modification a posteriori des coordonnées bancaires sur les factures
- Sceau issu de votre propre autorité de certification — sans coût annuel de certificat
Accès IA (MCP)
Des assistants d'IA comme Claude ou ChatGPT travaillent directement avec vos données nordOFFICE — et les mêmes outils sont disponibles en API REST.
- Gratuit — module de base, compris dans chaque commande
- Enregistrable comme connecteur dans claude.ai, Claude Desktop et ChatGPT
- API REST avec document OpenAPI 3.1 pour n8n, Make, Postman et vos propres programmes — un seul accès pour les deux voies
- Au choix pour chaque accès : lecture seule, ou lecture et écriture
- Chaque appel s'exécute avec les droits de la personne connectée
- Les accès sont révocables individuellement à tout moment
Questions fréquentes sur les modules
Puis-je activer les modules à l'unité ?
Qu'est-ce qui est toujours inclus dans nordOFFICE ?
Comment ajouter d'autres modules par la suite ?
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