Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“ genannt) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der digitalNORD GmbH, Zeppelinring 35A, 24146 Kiel (nachfolgend Anbieter) und dem Besteller, in der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Fassung.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an Behörden, Körperschaften des öffentlichen Rechts und Vereine; eine Leistungserbringung gegenüber Verbrauchern ist ausgeschlossen.

(3) Mit nordOFFICE bieten wir Ihnen folgende Dienstleistung an: Bereitstellung einer webbasierten Arbeits- und Verwaltungsumgebung (Software as a Service) in einer dedizierten Instanz, deren Funktionsumfang der Besteller durch die Zuschaltung einzelner Module bestimmt, siehe nachfolgend § 2.

(4) Abweichende AGB des Bestellers haben keine Geltung.

§ 2Beschreibung des Leistungsumfanges

(1) nordOFFICE ist eine webbasierte Plattform, die dem Besteller und dessen Beschäftigten die Bearbeitung und Verwaltung von Kunden- und Geschäftsdaten ermöglicht — je nach gebuchten Modulen etwa Kontakte, E-Mail, Kalender, Dokumente, Aufgaben, Tickets, Angebote und Rechnungen. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS); der Zugang ist durch eine sichere Authentifizierung — optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung — geschützt. Das Portal ermöglicht das Hochladen von Dateien in gängigen Formaten und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche.

(2) Der konkret geschuldete Leistungsumfang — Anzahl der Benutzer, gebuchte Module bzw. Bündel und optionale Zusatzleistungen — ergibt sich aus der Bestellung bzw. der Bestellbestätigung des Anbieters in Verbindung mit der jeweils gültigen Preisliste.

(3) nordOFFICE wird für den Besteller in einer dedizierten, von anderen Bestellern getrennten Instanz betrieben. Betrieb, tägliche Datensicherung, Sicherheits- und Funktionsupdates sowie Monitoring sind ohne gesonderte Grundgebühr im Leistungsumfang enthalten. Der Betrieb erfolgt in Rechenzentren in Deutschland bzw. der Europäischen Union.

(4) Das Portal steht dem Besteller 7 Tage die Woche / 24 Stunden täglich mit einer mittleren Verfügbarkeit von 98 % bezogen auf ein Kalenderjahr am Übergabepunkt zum öffentlichen Internet zur Verfügung. Wartungsarbeiten bleiben vorbehalten, nicht kritische Wartungsarbeiten erfolgen Montag bis Freitag von 18 Uhr bis 8 Uhr oder an Wochenenden / Feiertagen.

(5) Die im Leistungsumfang enthaltene Speicherkapazität für hochgeladene Dokumente und Medien beträgt 250 GB je Instanz und kann als zubuchbares Modul erweitert werden. Bei einer dauerhaften und erheblichen Überschreitung der gebuchten Kapazität kann der Anbieter nach vorheriger Ankündigung die Erweiterung des Speichers verlangen.

(6) Optional kann genau ein externer Datei-Speicher (z. B. Nextcloud, Google Drive, Dropbox, OneDrive) angebunden werden; ebenso stehen Schnittstellen zu weiteren Drittdiensten (z. B. GroupOffice, Lexware Office, CalDAV/CardDAV-Synchronisierung) zur Verfügung. Die dafür erforderlichen Verträge mit den jeweiligen Drittanbietern schließt der Besteller selbst; für die Verfügbarkeit, den Funktionsumfang und den Fortbestand dieser Drittdienste übernimmt der Anbieter keine Gewähr.

(7) Der Anbieter ist berechtigt, nordOFFICE fortlaufend weiterzuentwickeln, insbesondere Funktionen zu ergänzen, zu verändern oder durch gleichwertige zu ersetzen, solange der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.

(8) Nicht im laufenden Entgelt enthalten sind insbesondere die Ersteinrichtung und das Onboarding, Datenimporte, Schulungen, individuelle Anpassungen und Schnittstellenentwicklungen sowie Unterstützungsleistungen, die über die Beseitigung von Störungen der Plattform hinausgehen; diese werden gesondert nach § 4 Abs. 10 abgerechnet.

§ 3Zustandekommen des Vertrages

(1) Verträge über nordOFFICE-Angebotspakete können online oder auf Grundlage eines individuellen Angebots des Anbieters abgeschlossen werden.

(2) Vertragssprache ist deutsch.

(3) Mit Anklicken des Buttons „Bestellung aufgeben“ bzw. mit der Annahme des Angebots erkennt der Besteller die vorliegenden AGB an. Ein Vertrag über das ausgewählte Angebotspaket kommt mit der Bestellbestätigung des Anbieters zustande.

(4) Über das Angebot von nordOFFICE hinausgehende Dienstleistungen des Anbieters bedürfen der gesonderten schriftlichen Vereinbarung.

§ 4Preise, Laufzeit und Zahlungsbedingungen

(1) Die für die Angebotspakete von nordOFFICE angezeigten Preise sind Nettopreise und beziehen sich, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, jeweils auf einen Monat. Sie setzen sich aus einem Preis je Benutzer und den Preisen der gebuchten Module bzw. des gebuchten Bündels je Instanz zusammen.

(2) Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate ab Bereitstellung der Instanz. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter und ist nach Maßgabe von § 8 monatlich kündbar.

(3) Das Entgelt ist inklusive der jeweils geltenden Umsatzsteuer im Voraus, zum Zeitpunkt der Fälligkeit ohne Abzug an den Anbieter zu entrichten. Die Abrechnung erfolgt monatlich, auf Wunsch des Bestellers auch jährlich im Voraus.

(4) Nachträglich hinzugebuchte Benutzer oder Module werden ab dem Zeitpunkt der Zuschaltung anteilig berechnet. Eine Reduzierung der Benutzerzahl oder die Abschaltung von Modulen wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, innerhalb der Mindestlaufzeit frühestens zu deren Ablauf.

(5) Die Abwicklung der Zahlung kann über folgende Zahlungsmittel erfolgen:

• SEPA-Lastschrift
• auf Rechnung

(6) Wählt der Besteller die Zahlungsart SEPA-Lastschrift, erteilt er dem Anbieter ein SEPA-Basismandat. Sollte es bei der Zahlung per Lastschrift zu einer Rückbuchung einer Zahlungstransaktion mangels Kontodeckung oder aufgrund falsch übermittelter Daten der Bankverbindung kommen, so hat der Besteller dafür die Kosten zu tragen. Im Falle einer vom Besteller zu vertretenden Rücklastschrift erhebt der Anbieter einen pauschalierten Schadensersatz in Höhe von 10 € (zehn Euro). Der Besteller kann nachweisen, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger ist als die Pauschale.

(7) Rechnungen werden elektronisch erstellt und an die im Bestellformular für den Rechnungsempfang hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt.

(8) Sollte der Besteller mit der Zahlung länger als acht Wochen in Verzug kommen, darf der Anbieter alle Leistungen unverzüglich einstellen und den Zugang zur Instanz sperren. Der Anbieter behält sich die Geltendmachung des Verzugsschadens vor.

(9) Ausdrücklich vorbehalten bleibt die Möglichkeit, die jeweiligen Preise für die Angebotspakete auch während der Laufzeit in angemessener Weise anzupassen. Dieses Preisanpassungsrecht gilt insbesondere auch bei nachweisbar eingetretenen Erhöhungen von Betriebs-, Hosting- und Lohnkosten. Preisänderungen werden vom Anbieter mit einem Vorlauf von 2 Monaten angekündigt; der Besteller kann innerhalb von 4 Wochen widersprechen und zum Wirksamwerden der Preisänderung, innerhalb der Mindestlaufzeit zu deren Ablauf, kündigen.

(10) Zusatzleistungen — insbesondere Einrichtung und Onboarding, individuelle Anpassungen, Sondermodule, Schnittstellen und Schulungen — werden nach der jeweils gültigen Preisliste bzw. nach gesonderter Festpreisvereinbarung abgerechnet. Bei Leistungen nach Aufwand erfolgt die Abrechnung nach dem vereinbarten Stundensatz; Reise- und Fahrtkosten werden gesondert ausgewiesen.

(11) Der Besteller ist nicht berechtigt, Zahlungen zurückzuhalten, sofern ihm nicht aus demselben Vertragsverhältnis ein gesetzliches Zurückbehaltungsrecht zusteht. Die Aufrechnung ist nur zulässig, soweit die Forderung, mit der aufgerechnet wird, unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist. Kosten für unberechtigte Rücklastschriften sind vom Besteller zu tragen.

§ 5Zugang, Benutzerkonten und Pflichten des Bestellers

(1) Nach Vertragsschluss erhält der Besteller vom Anbieter innerhalb von 3 Werktagen die Zugangsdaten zu seiner nordOFFICE-Instanz an die im Bestellformular hinterlegte E-Mail-Adresse. Erfolgt zusätzlich ein Einrichtungs- und Onboarding-Auftrag, richtet sich die Bereitstellung nach der dort getroffenen Vereinbarung.

(2) Benutzerkonten sind personengebunden und dürfen nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden. Der Besteller darf sein Konto bzw. seine Instanz nicht an Dritte übertragen, weiterverkaufen, untervermieten oder Dritten zur Nutzung überlassen; die Nutzung durch verbundene Unternehmen oder externe Dienstleister des Bestellers bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

(3) Der Besteller hat die Zugangsdaten geheim zu halten, sie gegen den Zugriff Dritter zu sichern und die Berechtigungen seiner Benutzer eigenverantwortlich zu verwalten. Ein Verlust oder Missbrauchsverdacht ist dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(4) Der Besteller ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm und seinen Benutzern eingestellten Inhalte und Daten sowie für deren Nutzung verantwortlich. Es ist insbesondere untersagt, rechtswidrige Inhalte einzustellen, Schadsoftware zu verbreiten oder die E-Mail-, Newsletter- und Umfragefunktionen für unerlaubte Werbung (Spam) zu nutzen. Der Besteller stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung dieser Pflichten beruhen.

(5) Bei begründetem Verdacht eines Missbrauchs oder einer Gefährdung des Betriebs ist der Anbieter berechtigt, betroffene Zugänge oder Funktionen vorübergehend zu sperren. Der Besteller wird hierüber unverzüglich informiert.

§ 6Nutzungsrechte an der Software

(1) Der Besteller erhält für die Dauer des Vertragsverhältnisses das einfache, nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht, nordOFFICE im vereinbarten Umfang über das Internet zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes oder einer Programmkopie besteht nicht; hiervon abweichende Vereinbarungen über eine Source-Lizenz oder einen Betrieb auf eigener Infrastruktur bedürfen der Schriftform.

(2) Alle Rechte an der Software, ihrer Dokumentation sowie an Marken und Kennzeichen des Anbieters verbleiben beim Anbieter.

(3) An den vom Besteller eingestellten Daten und Inhalten erwirbt der Anbieter keine Rechte. Er verarbeitet sie ausschließlich zur Erfüllung dieses Vertrages.

§ 7Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Bestellers verarbeitet, schließen die Parteien mit Vertragsschluss einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses und ohne zusätzliche Kosten enthalten. Der Besteller bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

(2) Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland bzw. der Europäischen Union.

(3) Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern richtet sich nach den Regelungen des Vertrages zur Auftragsverarbeitung.

(4) Nutzt der Besteller optionale Anbindungen an Drittdienste oder externe Speicher (§ 2 Abs. 6), erfolgt die damit verbundene Übermittlung von Daten an diese Dienste in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung des Bestellers.

§ 8Kündigung, Datenexport und Löschung

(1) Innerhalb der Mindestlaufzeit ist die Kündigung mit einer beidseitigen Frist von 30 Tagen zum Ablauf der Mindestlaufzeit möglich. Danach kann der Vertrag von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

(2) Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen (E-Mail oder Brief). Der Besteller erhält eine schriftliche Kündigungsbestätigung.

(3) Gründe für eine außerordentliche Kündigung bei vertragswidrigem Verhalten bleiben unberührt. Erfolgt die Kündigung durch den Anbieter aufgrund schuldhaften Verhaltens des Bestellers, entfällt eine Erstattungspflicht des Anbieters über die noch offene Laufzeit.

(4) Der Besteller kann seine Daten während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit selbst aus dem System exportieren (insbesondere Dateien sowie Auswertungen und Berichte als CSV- bzw. PDF-Datei). Eine über diese Selbstbedienungsfunktionen hinausgehende Unterstützung beim Datenexport ist eine Zusatzleistung nach § 4 Abs. 10.

(5) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden sämtliche Daten und Verläufe des Bestellers sowie die Instanz einschließlich der Datensicherungen nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen vollständig gelöscht. Die Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

§ 9Haftungsbegrenzung (Dienstleistungen)

(1) Die Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen ist ausgeschlossen. Unberührt bleibt die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten sowie die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Mögliche Ansprüche auf Schadenersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen aus der Durchführung des Vertragsverhältnisses sind auf den Betrag von maximal einer Jahresgebühr zum Zeitpunkt des Schadenfalles begrenzt.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur bis zu dem Betrag, der zu deren Wiederherstellung bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung erforderlich gewesen wäre.

§ 10Gerichtsstand und anwendbares Recht

(1) Für Meinungsverschiedenheiten und Streitigkeiten anlässlich dieses Vertrages gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Alleiniger Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.

§ 11Schlussbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, Änderungen an unserer Webseite, an der Plattform, an Regelwerken und Bedingungen einschließlich dieser AGB jederzeit vorzunehmen. Auf Ihre Bestellung finden jeweils die Verkaufsbedingungen, Vertragsbedingungen und AGB Anwendung, die zu dem Zeitpunkt Ihrer Bestellung in Kraft sind, es sei denn eine Änderung an diesen Bedingungen ist gesetzlich oder auf behördliche Anordnung erforderlich (in diesem Fall finden sie auch auf Bestellungen Anwendung, die Sie zuvor getätigt haben). Falls eine Regelung in diesen Verkaufsbedingungen unwirksam, nichtig oder aus irgendeinem Grund undurchsetzbar ist, gilt diese Regelung als trennbar und beeinflusst die Gültigkeit und Durchsetzbarkeit der verbleibenden Regelungen nicht.

Stand: 25.07.2026