Conditions générales de vente

§ 1Champ d'application et prestataire

(1) Les présentes conditions générales de vente (ci-après « CGV ») régissent la relation contractuelle entre digitalNORD GmbH, Zeppelinring 35A, 24146 Kiel (ci-après le prestataire) et le client, dans leur version en vigueur à la date de conclusion du contrat.

(2) L'offre s'adresse exclusivement aux professionnels au sens du § 14 BGB ainsi qu'aux administrations, collectivités de droit public et associations ; toute prestation à des consommateurs est exclue.

(3) Avec nordOFFICE, nous vous proposons la prestation suivante : la mise à disposition d'un environnement web de travail et de gestion (Software as a Service) dans une instance dédiée, dont le client détermine l'étendue fonctionnelle en activant des modules, voir § 2 ci-après.

(4) Les conditions générales divergentes du client ne s'appliquent pas.

§ 2Description de l'étendue des prestations

(1) nordOFFICE est une plateforme web qui permet au client et à son personnel de traiter et de gérer des données clients et commerciales — selon les modules souscrits : contacts, e-mail, agenda, documents, tâches, tickets, devis et factures. L'accès se fait par une connexion chiffrée (HTTPS) ; il est protégé par une authentification sécurisée, en option avec authentification à deux facteurs. Le portail permet de téléverser des fichiers dans les formats courants et offre une interface conviviale.

(2) L'étendue concrète des prestations dues — nombre d'utilisateurs, modules ou ensembles souscrits et prestations complémentaires facultatives — résulte de la commande, respectivement de la confirmation de commande du prestataire, en liaison avec le tarif en vigueur.

(3) nordOFFICE est exploité pour le client dans une instance dédiée, séparée de celle des autres clients. L'exploitation, la sauvegarde quotidienne des données, les mises à jour de sécurité et de fonctionnalités ainsi que la supervision sont comprises dans la prestation, sans redevance de base distincte. L'exploitation a lieu dans des centres de données situés en Allemagne ou dans l'Union européenne.

(4) Le portail est à la disposition du client 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, avec une disponibilité moyenne de 98 % sur une année civile au point de raccordement à l'internet public. Les travaux de maintenance restent réservés ; les travaux non critiques ont lieu du lundi au vendredi de 18 h à 8 h ou les week-ends et jours fériés.

(5) La capacité de stockage comprise dans la prestation pour les documents et médias téléversés est de 250 Go par instance et peut être étendue au moyen d'un module additionnel. En cas de dépassement durable et significatif de la capacité souscrite, le prestataire peut exiger, après annonce préalable, une extension du stockage.

(6) En option, un seul stockage de fichiers externe (p. ex. Nextcloud, Google Drive, Dropbox, OneDrive) peut être raccordé ; des interfaces vers d'autres services tiers (p. ex. GroupOffice, Lexware Office, synchronisation CalDAV/CardDAV) sont également disponibles. Le client conclut lui-même les contrats nécessaires avec ces prestataires tiers ; le prestataire ne garantit ni la disponibilité, ni l'étendue fonctionnelle, ni la pérennité de ces services tiers.

(7) Le prestataire est en droit de faire évoluer nordOFFICE en continu, notamment d'ajouter, de modifier ou de remplacer des fonctions par des fonctions équivalentes, tant que l'étendue contractuelle des prestations n'en est pas substantiellement réduite.

(8) Ne sont notamment pas compris dans la rémunération courante : la mise en service initiale et l'accompagnement au démarrage, les imports de données, les formations, les adaptations individuelles et développements d'interfaces ainsi que les prestations d'assistance allant au-delà de la correction de dysfonctionnements de la plateforme ; celles-ci sont facturées séparément conformément au § 4 al. 10.

§ 3Conclusion du contrat

(1) Les contrats portant sur les offres nordOFFICE peuvent être conclus en ligne ou sur la base d'une offre individuelle du prestataire.

(2) La langue du contrat est l'allemand.

(3) En cliquant sur le bouton « Passer la commande » ou en acceptant l'offre, le client reconnaît les présentes CGV. Le contrat portant sur l'offre choisie est conclu par la confirmation de commande du prestataire.

(4) Les prestations du prestataire allant au-delà de l'offre nordOFFICE requièrent un accord écrit distinct.

§ 4Prix, durée et conditions de paiement

(1) Les prix indiqués pour les offres nordOFFICE sont des prix hors taxes et s'entendent, sauf mention expresse contraire, par mois. Ils se composent d'un prix par utilisateur et des prix des modules ou de l'ensemble souscrits par instance.

(2) La durée minimale est de 12 mois à compter de la mise à disposition de l'instance. À l'issue de cette durée minimale, le contrat se poursuit pour une durée indéterminée et peut être résilié mensuellement conformément au § 8.

(3) La rémunération, TVA applicable comprise, est payable d'avance au prestataire à l'échéance et sans déduction. La facturation est mensuelle ou, à la demande du client, annuelle et d'avance.

(4) Les utilisateurs ou modules ajoutés ultérieurement sont facturés au prorata à compter de leur activation. Une réduction du nombre d'utilisateurs ou la désactivation de modules prend effet à la fin de la période de facturation en cours, et au plus tôt à l'échéance de la durée minimale pendant celle-ci.

(5) Le paiement peut être effectué par les moyens suivants :

• Prélèvement SEPA
• sur facture

(6) Si le client choisit le prélèvement SEPA, il accorde au prestataire un mandat SEPA de base. En cas de rejet d'une opération de prélèvement pour défaut de provision ou en raison de coordonnées bancaires erronées, le client en supporte les frais. En cas de rejet imputable au client, le prestataire perçoit une indemnité forfaitaire de 10 € (dix euros). Le client peut prouver qu'aucun dommage n'est survenu ou qu'il est nettement inférieur au forfait.

(7) Les factures sont établies par voie électronique et transmises à l'adresse e-mail indiquée à cet effet dans le formulaire de commande.

(8) Si le client accuse un retard de paiement supérieur à huit semaines, le prestataire peut interrompre sans délai toutes les prestations et bloquer l'accès à l'instance. Le prestataire se réserve le droit de faire valoir le préjudice de retard.

(9) La possibilité d'adapter raisonnablement les prix des offres, y compris pendant la durée du contrat, est expressément réservée. Ce droit d'ajustement vaut notamment en cas de hausses avérées des coûts d'exploitation, d'hébergement et de personnel. Les modifications de prix sont annoncées par le prestataire avec un préavis de 2 mois ; le client peut s'y opposer dans un délai de 4 semaines et résilier pour la date de prise d'effet de la modification, ou pour l'échéance de la durée minimale s'il s'y trouve encore.

(10) Les prestations complémentaires — notamment la mise en service et l'accompagnement au démarrage, les adaptations individuelles, les modules spécifiques, les interfaces et les formations — sont facturées selon le tarif en vigueur ou selon un accord de prix fixe distinct. Pour les prestations facturées au temps passé, la facturation se fait au taux horaire convenu ; les frais de déplacement sont indiqués séparément.

(11) Le client n'est pas en droit de retenir des paiements, sauf s'il dispose d'un droit de rétention légal issu de la même relation contractuelle. La compensation n'est admise que si la créance opposée est incontestée ou constatée par une décision définitive. Les frais de rejets de prélèvement injustifiés sont à la charge du client.

§ 5Accès, comptes utilisateurs et obligations du client

(1) Après la conclusion du contrat, le client reçoit du prestataire, dans un délai de 3 jours ouvrés, les identifiants d'accès à son instance nordOFFICE, à l'adresse e-mail indiquée dans le formulaire de commande. En cas de commande supplémentaire de mise en service et d'accompagnement, la mise à disposition suit l'accord conclu à cette occasion.

(2) Les comptes utilisateurs sont nominatifs et ne peuvent être partagés entre plusieurs personnes. Le client ne peut ni céder, ni revendre, ni sous-louer son compte ou son instance, ni en laisser l'usage à des tiers ; l'utilisation par des sociétés liées ou des prestataires externes du client requiert l'accord écrit préalable du prestataire.

(3) Le client doit garder ses identifiants secrets, les protéger contre l'accès de tiers et gérer sous sa propre responsabilité les droits de ses utilisateurs. Toute perte ou tout soupçon d'usage abusif doit être signalé sans délai au prestataire.

(4) Le client est responsable de la licéité des contenus et données déposés par lui et ses utilisateurs ainsi que de leur utilisation. Il est notamment interdit de déposer des contenus illicites, de diffuser des logiciels malveillants ou d'utiliser les fonctions d'e-mail, de newsletter et de sondage à des fins de publicité non autorisée (spam). Le client garantit le prestataire contre les prétentions de tiers fondées sur un manquement fautif à ces obligations.

(5) En cas de soupçon fondé d'usage abusif ou de mise en péril de l'exploitation, le prestataire est en droit de bloquer temporairement les accès ou fonctions concernés. Le client en est informé sans délai.

§ 6Droits d'utilisation du logiciel

(1) Le client reçoit, pour la durée de la relation contractuelle, le droit simple, non exclusif et non transférable d'utiliser nordOFFICE par internet dans l'étendue convenue. Il n'existe aucun droit à la remise du code source ou d'une copie du programme ; toute convention divergente relative à une licence de code source ou à une exploitation sur une infrastructure propre requiert la forme écrite.

(2) Tous les droits sur le logiciel, sa documentation ainsi que sur les marques et signes distinctifs du prestataire demeurent acquis à ce dernier.

(3) Le prestataire n'acquiert aucun droit sur les données et contenus déposés par le client. Il ne les traite qu'aux fins de l'exécution du présent contrat.

§ 7Protection des données et sous-traitance

(1) Dans la mesure où le prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du client dans le cadre de ses prestations, les parties concluent, lors de la conclusion du contrat, un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD. Celui-ci fait partie de la relation contractuelle et est inclus sans frais supplémentaires. Le client demeure responsable du traitement au sens du RGPD.

(2) Le traitement et le stockage des données ont lieu exclusivement dans des centres de données situés en Allemagne ou dans l'Union européenne.

(3) Le recours à des sous-traitants ultérieurs est régi par les dispositions du contrat de sous-traitance.

(4) Si le client utilise des raccordements facultatifs à des services tiers ou à un stockage externe (§ 2 al. 6), la transmission de données à ces services relève de sa propre responsabilité au regard de la protection des données.

§ 8Résiliation, export et suppression des données

(1) Pendant la durée minimale, la résiliation est possible de part et d'autre moyennant un préavis de 30 jours pour l'échéance de cette durée minimale. Ensuite, le contrat peut être résilié par les deux parties moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d'un mois civil.

(2) La résiliation doit être faite par écrit (e-mail ou courrier). Le client reçoit une confirmation écrite de résiliation.

(3) Les motifs de résiliation extraordinaire en cas de comportement contraire au contrat demeurent réservés. Si la résiliation intervient du fait du prestataire en raison d'un comportement fautif du client, aucune obligation de remboursement du prestataire pour la durée restante n'existe.

(4) Le client peut, pendant toute la durée du contrat, exporter lui-même ses données du système à tout moment (notamment les fichiers ainsi que les analyses et rapports au format CSV ou PDF). Toute assistance à l'export allant au-delà de ces fonctions en libre-service constitue une prestation complémentaire au sens du § 4 al. 10.

(5) À l'issue de la relation contractuelle, l'ensemble des données et historiques du client ainsi que l'instance, sauvegardes comprises, sont intégralement supprimés après un délai de transition de 30 jours. Les données contractuelles et de facturation sont conservées conformément aux prescriptions légales.

§ 9Limitation de responsabilité (prestations de services)

(1) La responsabilité pour les manquements résultant d'une négligence légère est exclue. Demeurent réservées la responsabilité pour faute intentionnelle et négligence grave, pour les dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé, pour la violation d'obligations contractuelles essentielles ainsi que la responsabilité au titre de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits.

(2) Les éventuelles prétentions en dommages-intérêts ou en remboursement de dépenses inutiles issues de l'exécution de la relation contractuelle sont limitées au montant maximal d'une redevance annuelle à la date du sinistre.

(3) En cas de perte de données, la responsabilité du prestataire est limitée au montant qui aurait été nécessaire à leur restauration en présence d'une sauvegarde régulière et conforme.

§ 10Juridiction compétente et droit applicable

(1) Les divergences et litiges relatifs au présent contrat sont soumis au droit de la République fédérale d'Allemagne, à l'exclusion de la Convention de Vienne sur les ventes internationales de marchandises.

(2) Le for exclusif est le siège du prestataire.

§ 11Dispositions finales

Nous nous réservons le droit d'apporter à tout moment des modifications à notre site web, à la plateforme, aux règles et conditions, y compris aux présentes CGV. Ce sont les conditions de vente, conditions contractuelles et CGV en vigueur au moment de votre commande qui s'appliquent à celle-ci, sauf si une modification de ces conditions est requise par la loi ou par une injonction administrative (auquel cas elles s'appliquent également aux commandes que vous avez passées auparavant). Si une disposition des présentes conditions de vente est inefficace, nulle ou inapplicable pour quelque motif que ce soit, elle est réputée divisible et n'affecte pas la validité ni le caractère exécutoire des dispositions restantes.

Version du 25/07/2026

Autres documents contractuels

Ces documents font partie du contrat. Ils sont joints en PDF à chaque confirmation de commande — le contrat de sous-traitance comportant alors déjà vos informations.

• Contrat de sous-traitance selon l'art. 28 du RGPD — y compris les mesures techniques et organisationnelles
• Droit de rétractation (PDF) — l'offre s'adresse aux entreprises ; il n'existe donc pas de droit de rétractation
• Politique de confidentialité relative à l'utilisation de l'application