Almindelige forretningsbetingelser

§ 1Anvendelsesområde og udbyder

(1) Disse almindelige forretningsbetingelser (herefter „betingelserne“) regulerer aftaleforholdet mellem digitalNORD GmbH, Zeppelinring 35A, 24146 Kiel (herefter udbyderen) og kunden, i den udgave der er gældende på tidspunktet for aftalens indgåelse.

(2) Tilbuddet henvender sig udelukkende til erhvervsdrivende i henhold til § 14 BGB samt til myndigheder, offentligretlige juridiske personer og foreninger; levering af ydelser til forbrugere er udelukket.

(3) Med nordOFFICE tilbyder vi følgende ydelse: levering af et webbaseret arbejds- og administrationsmiljø (software as a service) i en dedikeret instans, hvis funktionsomfang kunden selv bestemmer ved at aktivere enkelte moduler, se § 2 nedenfor.

(4) Afvigende forretningsbetingelser fra kunden er ikke gældende.

§ 2Beskrivelse af ydelsens omfang

(1) nordOFFICE er en webbaseret platform, der gør det muligt for kunden og dennes medarbejdere at behandle og administrere kunde- og virksomhedsdata — afhængigt af de bestilte moduler f.eks. kontakter, e-mail, kalender, dokumenter, opgaver, sager, tilbud og fakturaer. Adgangen sker via en krypteret forbindelse (HTTPS); adgangen er beskyttet af sikker autentificering — valgfrit med to-faktor-godkendelse. Portalen giver mulighed for at uploade filer i almindelige formater og tilbyder en brugervenlig brugerflade.

(2) Det konkrete ydelsesomfang — antal brugere, bestilte moduler eller pakker og valgfrie tillægsydelser — fremgår af bestillingen eller udbyderens ordrebekræftelse sammenholdt med den til enhver tid gældende prisliste.

(3) nordOFFICE drives for kunden i en dedikeret instans, adskilt fra andre kunder. Drift, daglig databackup, sikkerheds- og funktionsopdateringer samt overvågning er inkluderet i ydelsen uden separat grundgebyr. Driften sker i datacentre i Tyskland eller Den Europæiske Union.

(4) Portalen står til rådighed for kunden 7 dage om ugen / 24 timer i døgnet med en gennemsnitlig tilgængelighed på 98 % beregnet over et kalenderår ved overgangspunktet til det offentlige internet. Der tages forbehold for vedligeholdelsesarbejde; ikke-kritisk vedligeholdelse udføres mandag til fredag fra kl. 18.00 til 8.00 eller i weekender/på helligdage.

(5) Den lagerkapacitet til uploadede dokumenter og medier, der er inkluderet i ydelsen, udgør 250 GB pr. instans og kan udvides som et tilkøbsmodul. Ved en vedvarende og væsentlig overskridelse af den bestilte kapacitet kan udbyderen efter forudgående varsel kræve, at lagerpladsen udvides.

(6) Der kan valgfrit tilkobles præcis ét eksternt fillager (f.eks. Nextcloud, Google Drive, Dropbox, OneDrive); desuden findes der grænseflader til yderligere tredjepartstjenester (f.eks. GroupOffice, Lexware Office, CalDAV/CardDAV-synkronisering). Kunden indgår selv de nødvendige aftaler med de pågældende tredjepartsudbydere; udbyderen giver ingen garanti for tilgængeligheden, funktionsomfanget eller den fortsatte eksistens af disse tredjepartstjenester.

(7) Udbyderen er berettiget til løbende at videreudvikle nordOFFICE, herunder navnlig at tilføje, ændre eller erstatte funktioner med tilsvarende funktioner, så længe det aftalte ydelsesomfang ikke herved indskrænkes væsentligt.

(8) Det løbende vederlag omfatter ikke navnlig den indledende opsætning og onboarding, dataimport, undervisning, individuelle tilpasninger og udvikling af grænseflader samt supportydelser, der går ud over afhjælpning af fejl på platformen; disse afregnes separat i henhold til § 4, stk. 10.

§ 3Aftalens indgåelse

(1) Aftaler om nordOFFICE-pakker kan indgås online eller på grundlag af et individuelt tilbud fra udbyderen.

(2) Aftalesproget er tysk.

(3) Ved at klikke på knappen „Afgiv bestilling“ eller ved at acceptere tilbuddet anerkender kunden de foreliggende forretningsbetingelser. En aftale om den valgte pakke indgås ved udbyderens ordrebekræftelse.

(4) Ydelser fra udbyderen, der går ud over nordOFFICE-tilbuddet, kræver en særskilt skriftlig aftale.

§ 4Priser, løbetid og betalingsbetingelser

(1) De priser, der vises for nordOFFICE-pakkerne, er nettopriser og gælder, medmindre andet udtrykkeligt er angivet, pr. måned. De sammensættes af en pris pr. bruger og priserne for de bestilte moduler eller den bestilte pakke pr. instans.

(2) Mindste løbetid er 12 måneder fra instansens tilrådighedsstillelse. Efter udløb af mindste løbetid fortsætter aftalen på ubestemt tid og kan opsiges månedligt i henhold til § 8.

(3) Vederlaget, inklusive den til enhver tid gældende moms, skal betales til udbyderen forud og uden fradrag på forfaldstidspunktet. Afregningen sker månedligt, eller efter kundens ønske årligt forud.

(4) Efterfølgende tilkøbte brugere eller moduler beregnes forholdsmæssigt fra det tidspunkt, hvor de aktiveres. En reduktion af antallet af brugere eller deaktivering af moduler får virkning ved udgangen af den løbende afregningsperiode, og inden for mindste løbetid tidligst ved dennes udløb.

(5) Betalingen kan afvikles via følgende betalingsmidler:

• SEPA-direkte debitering
• på faktura

(6) Vælger kunden betalingsformen SEPA-direkte debitering, giver kunden udbyderen et SEPA-basismandat. Skulle en betalingstransaktion ved direkte debitering blive tilbageført på grund af manglende dækning på kontoen eller på grund af forkert overførte bankoplysninger, bærer kunden de deraf følgende omkostninger. I tilfælde af en tilbageførsel, som kunden er ansvarlig for, opkræver udbyderen et standardiseret erstatningsbeløb på 10 € (ti euro). Kunden kan godtgøre, at der slet ikke er opstået nogen skade, eller at den er væsentligt lavere end standardbeløbet.

(7) Fakturaer udarbejdes elektronisk og sendes til den e-mailadresse, der er angivet til fakturamodtagelse i bestillingsformularen.

(8) Skulle kunden komme i betalingsmisligholdelse i mere end otte uger, kan udbyderen straks indstille alle ydelser og spærre adgangen til instansen. Udbyderen forbeholder sig retten til at gøre krav på erstatning for forsinkelsen gældende.

(9) Der tages udtrykkeligt forbehold for muligheden for at tilpasse priserne for de enkelte pakker på en rimelig måde, også i løbetiden. Denne ret til prisregulering gælder navnlig også ved dokumenterede stigninger i drifts-, hosting- og lønomkostninger. Prisændringer varsles af udbyderen med 2 måneders varsel; kunden kan gøre indsigelse inden for 4 uger og opsige aftalen til det tidspunkt, hvor prisændringen træder i kraft, og inden for mindste løbetid til dennes udløb.

(10) Tillægsydelser — navnlig opsætning og onboarding, individuelle tilpasninger, specialmoduler, grænseflader og undervisning — afregnes efter den til enhver tid gældende prisliste eller efter en særskilt fastprisaftale. Ved ydelser, der afregnes efter medgået tid, sker afregningen til den aftalte timesats; rejse- og kørselsomkostninger opføres separat.

(11) Kunden er ikke berettiget til at tilbageholde betalinger, medmindre kunden har en lovbestemt tilbageholdelsesret fra samme aftaleforhold. Modregning er kun tilladt, i det omfang det krav, der modregnes med, er ubestridt eller retskraftigt fastslået. Omkostninger ved uberettigede tilbageførsler bæres af kunden.

§ 5Adgang, brugerkonti og kundens forpligtelser

(1) Efter aftalens indgåelse modtager kunden inden for 3 hverdage adgangsoplysningerne til sin nordOFFICE-instans fra udbyderen, sendt til den e-mailadresse, der er angivet i bestillingsformularen. Hvis der derudover er aftalt en opsætnings- og onboarding-opgave, følger leveringen den aftale, der er indgået dér.

(2) Brugerkonti er personlige og må ikke bruges af flere personer i fællesskab. Kunden må ikke overdrage, videresælge, fremleje eller stille sin konto eller instans til rådighed for tredjeparter; brug fra kundens tilknyttede virksomheder eller eksterne tjenesteudbydere kræver udbyderens forudgående skriftlige samtykke.

(3) Kunden skal holde adgangsoplysningerne hemmelige, sikre dem mod tredjeparters adgang og på eget ansvar administrere sine brugeres rettigheder. Tab eller mistanke om misbrug skal straks meddeles udbyderen.

(4) Kunden er ansvarlig for lovligheden af det indhold og de data, som kunden og dennes brugere lægger ind, samt for brugen heraf. Det er navnlig forbudt at lægge ulovligt indhold ind, sprede skadelig software eller anvende e-mail-, nyhedsbrevs- og undersøgelsesfunktionerne til uopfordret reklame (spam). Kunden holder udbyderen skadesløs for krav fra tredjeparter, der beror på en culpøs overtrædelse af disse forpligtelser.

(5) Ved begrundet mistanke om misbrug eller en trussel mod driften er udbyderen berettiget til midlertidigt at spærre de berørte konti eller funktioner. Kunden informeres straks herom.

§ 6Brugsrettigheder til softwaren

(1) Kunden modtager for aftaleforholdets varighed den simple, ikke-eksklusive og ikke-overdragelige ret til at bruge nordOFFICE i det aftalte omfang via internettet. Der består ikke noget krav på udlevering af kildekoden eller en programkopi; afvigende aftaler om en kildekode-licens eller drift på egen infrastruktur kræver skriftlig form.

(2) Alle rettigheder til softwaren, dens dokumentation samt til udbyderens varemærker og kendetegn forbliver hos udbyderen.

(3) Udbyderen erhverver ingen rettigheder til de data og det indhold, som kunden lægger ind. Udbyderen behandler dem udelukkende med henblik på opfyldelse af denne aftale.

§ 7Databeskyttelse og databehandling

(1) I det omfang udbyderen som led i ydelsen behandler personoplysninger på kundens vegne, indgår parterne ved aftalens indgåelse en databehandleraftale i henhold til art. 28 i GDPR. Denne udgør en del af aftaleforholdet og er inkluderet uden ekstra omkostninger. Kunden forbliver dataansvarlig i henhold til GDPR.

(2) Behandling og opbevaring af data sker udelukkende i datacentre i Tyskland eller Den Europæiske Union.

(3) Brugen af underdatabehandlere reguleres af bestemmelserne i databehandleraftalen.

(4) Hvis kunden anvender valgfrie forbindelser til tredjepartstjenester eller eksternt lager (§ 2, stk. 6), sker den dertil knyttede overførsel af data til disse tjenester under kundens eget databeskyttelsesretlige ansvar.

§ 8Opsigelse, dataeksport og sletning

(1) Inden for mindste løbetid kan aftalen opsiges med et gensidigt varsel på 30 dage til udløb af mindste løbetid. Derefter kan aftalen opsiges af begge parter med et varsel på 30 dage til udgangen af en kalendermåned.

(2) Opsigelsen skal ske skriftligt (e-mail eller brev). Kunden modtager en skriftlig bekræftelse på opsigelsen.

(3) Grunde til en ekstraordinær opsigelse ved aftalestridig adfærd berøres ikke heraf. Opsiger udbyderen aftalen på grund af culpøs adfærd fra kundens side, bortfalder udbyderens pligt til at refundere den resterende løbetid.

(4) Kunden kan til enhver tid i hele aftalens løbetid selv eksportere sine data fra systemet (navnlig filer samt analyser og rapporter som CSV- eller PDF-fil). Support til dataeksport, der går ud over disse selvbetjeningsfunktioner, er en tillægsydelse i henhold til § 4, stk. 10.

(5) Efter aftaleforholdets ophør slettes alle kundens data og forløb samt instansen, herunder databackuppen, fuldstændigt efter en overgangsperiode på 30 dage. Aftale- og fakturadata opbevares i overensstemmelse med de lovbestemte krav.

§ 9Ansvarsbegrænsning (tjenester)

(1) Ansvar for let uagtsomme pligtforsømmelser er udelukket. Ansvar for forsæt og grov uagtsomhed, for skader som følge af krænkelse af liv, legeme eller helbred, for krænkelse af væsentlige aftaleforpligtelser samt ansvar efter den tyske produktansvarslov berøres ikke heraf.

(2) Eventuelle krav på erstatning eller godtgørelse af forgæves afholdte udgifter som følge af gennemførelsen af aftaleforholdet er begrænset til et beløb svarende til højst ét års gebyr på skadestidspunktet.

(3) For tab af data hæfter udbyderen kun op til det beløb, der ville have været nødvendigt for at genskabe dem ved korrekt og regelmæssig databackup.

§ 10Værneting og lovvalg

(1) For meningsforskelle og tvister i forbindelse med denne aftale gælder lovgivningen i Forbundsrepublikken Tyskland, med udelukkelse af CISG (FN's konvention om internationale køb).

(2) Eneste værneting er udbyderens hjemsted.

§ 11Afsluttende bestemmelser

Vi forbeholder os retten til til enhver tid at foretage ændringer på vores hjemmeside, platformen, regelsæt og betingelser, herunder disse forretningsbetingelser. På din bestilling finder de salgs-, aftale- og forretningsbetingelser anvendelse, der er gældende på tidspunktet for din bestilling, medmindre en ændring af disse betingelser er påkrævet ved lov eller myndighedskrav (i så fald finder de også anvendelse på bestillinger, du tidligere har afgivet). Skulle en bestemmelse i disse salgsbetingelser være ugyldig, ulovlig eller af en eller anden grund umulig at håndhæve, anses denne bestemmelse for at kunne udskilles og påvirker ikke gyldigheden og håndhævelsen af de øvrige bestemmelser.

Version af 25. juli 2026

Yderligere aftaledokumenter

Disse dokumenter udgør en del af aftalen. De vedlægges desuden hver ordrebekræftelse som PDF — databehandleraftalen allerede udfyldt med dine oplysninger.

• Databehandleraftale efter art. 28 i GDPR — inklusive de tekniske og organisatoriske foranstaltninger
• Fortrydelsesret (PDF) — tilbuddet henvender sig til virksomheder, og der er derfor ingen fortrydelsesret
• Privatlivspolitik for brug af applikationen